• Auswertungen

    Balken JPG kleinWerten Sie doch aus, was Sie wollen !

    Ein wesentlicher Aspekt des CashCard Systems ist die Möglichkeit, Umsätze nach beliebigen Kriterien auszuwerten und darzustellen. Als Auswertung bezeichnen wir eine vordefinierte Abfrage von Umsätzen, die als Grafik oder Liste dargestellt werden. Eine Auswertung kann beispielsweise der Tagesabschlag einer Datenkasse sein, eine Monatsauswertug für die Kantine oder eine Auflistung nach Warengruppen für die verkauften Kaltgetränke im Juli. Viele grundlegenden Auswertungen werden vom CashCard Service vordefiniert.


    Auswertungen setzten sich aus einer Abfrage, einem Report und einem Formular zusammen. Als Abfrage bezeichnen wir eine Liste von Kriterien, die angibt, welche Umsatzdaten aus der Gesamtheit der Datenbestände herausgefiltert und dargestellt werden sollen. Von zentraler Bedeutung ist dabei die Auswahl des auzuwertenden Zeitraumes und der auszuwertenden Geräte bzw. Gerätegruppen. Darüber hinaus können beliebige weitere Kriterien wie Benutzergruppen, Warengruppen, Kostenstellen, Filialen, Betriebe, Mehrwertsteuersätze usw. aus dem Datenbestand herausgefiltert werden. Zudem kann die Abfrage eine Variable enthalten. Bei der Variablen kann es sich z.B. um die Kostenstelle handeln. Die Variable ermöglicht es, ohne grundlegende Änderung der Auswertung z.B. die Monatsrechnungen für verschiedene Kostenstellen auf einfache Weise nacheinander auszudrucken.

    Ein Report setzt sich aus einer Abfolge von sogenannten Zeilenformaten sowie Leerzeilen und Summenstrichen oder Textblöcken zusammen. Der Report kann mehrere Datenblöcke und Summenzeilen enthalten. Über den Report wird die Reihenfolge der Datenblöcke und Summenzeilen festgelegt, während die Zeilenformate den Inhalt bestimmen. Bei einem Zeilenformat handelt es sich um die Definition der Datenfelder, die in einer einzelnen Zeile oder in einer Liste dargestellt werden sollen. Hier kann beispielsweise festgelegt werden, dass ganz links die Artikelnummer mit einer bestimmten Breite gedruckt werden soll und dass dann der Artikeltext und der Umsatz folgen sollen.

    Ein Report wird auf ein Formular gedruckt. Das Formular stellt den grafischen Rahmen für die durch den Report bestimmten Daten dar. Das Formular kann unter anderem Linien, Farbflächen oder Logos enthalten. Darüber hinaus kann ein Formular auch Variablen wie Datum, Seitenzahl oder eine Adresse enthalten. Formulare können Sie mit dem grafischen Formulareditor selbst erstellen.

  • Benutzerverwaltung

    Kärcher BüroNicht jeder darf alles ...

    Meist werden die Zentrale und die sonstigen PC-Arbeitsplätze von mehreren Benutzern gemeinsam verwendet. Dabei sollen vielleicht bestimmte Mitarbeiter nur Zugang zum Datenabruf und zur Auswertung erhalten, während andere Mitarbeiter auch Karten initialisieren dürfen. Darüber hinaus sollen Änderungen an der Konfiguration nur von einem Systemadministrator vorgenommen werden.



    Um dies zu ermöglichen bietet die WinCash Software eine Benutzerverwaltung, über welche der Administrator für jeden Benutzer einzeln festlegen kann, welche Funktionen im Hauptmenü und in den Untermenüs sichtbar sind und welche nicht. Darüber hinaus gibt es noch einige Einzelberechtigungen für Vorgänge wie das Ändern von Preisen oder das Aufbuchen von Guthaben auf Karten.

    Die Anmeldung der Benutzer erfolgt über die Eingabe des Benutzernamens und eines vom Benutzer selbst festzulegenden Kennwortes. Alternativ kann die Anmeldung auch mittels einer Karte erfolgen. Für jeden Benutzer kann zusätzlich noch ein Datum definiert werden, nach dessen Erreichen der Benutzer keinen Zugang mehr zum System erhält.

    Die wesentlichen Aktionen der einzelnen Benutzer wie Programmstart und Programmende sowie der Aufruf der verschiedenen Programmmodule werden in einem Logbuch festgehalten und können vom Administrator ausgewertet werden.

  • Benutzergruppen

    Löwe und BärJeder Karteninhaber gehört zu einer Benutzergruppe

    Auf jeder Karte ist die Zugehörigkeit zu einer Benutzergruppe hinterlegt. Die im CashCard-System getätigten Umsätze werden nach Benutzergruppen getrennt erfaßt und ausgewertet. Auf diese Weise ist es möglich, die Umsätze, welche von verschiedenen Personenkreisen getätigt werden, getrennt abzurechnen. Benutzergruppen können z.B. Auszubildende, Angestellte, Gäste, Schulungsteilnehmer, externe Essensteilnehmer oder einzelne Abteilungen sein.

    Für jede Benutzergruppe können eigene Preise und eigene Zuschussregelungen im System hinterlegt werden. Darüber hinaus können spezielle Berechtigungen an die Benutzergruppe gebunden werden. Die Verwendung von Benutzergruppen hat den Vorteil, dass Preisänderungen oder die Änderung von Berechtigungen schnell und einfach erfolgen können. Die Auswertung von Umsätzen nach Benutzergruppen ist bezüglich der Einzelpersonen völlig anonym, ist aber andererseits für viele Analysen ausreichend.

    Die unterschiedlichen Benutzergruppen können zusätzlich natürlich auch noch durch unterschiedliche Kartendesigns sichtbar gemacht werden, so dass für das Bedienpersonal sofort ersichtlich ist, zu welcher Gruppe eine Person gehört.

    Das CashCard System unterstützt bis zu 15 verschiedene Benutzergruppen mit unterschiedlichen Preisen und Berechtigungen. Jede Benutzergruppe kann ihrerseits in 15 Untergruppen aufgeteilt werden. Diese haben dann zwar die gleichen Preise und Berechtigungen wie die übergeordnete Gruppe, können jedoch getrennt abgerechnet werden können. Insgesamt können somit 225 Gruppen getrennt abusgwertet werden.

  • Bezuschussung

    bratwurst mit kartoffelsalat kleinDarf es etwas günstiger sein ?

    In vielen Betrieben erhalten die Mitarbeiter unter bestimmten Bedingungen eine Vergünstigung oder einen Zuschuss zum Mittagessen.. Dies kann mit dem CashCard-System auf verschiedene Art realisiert werden. Normalerweise ist jeder Benutzergruppe eine Preisliste fest zugeordnet. Für jeden einzelnen Artikel sind also mehrere Preise hinterlegt.  Die Benutzergruppe wird von der Karte gelesen und alle Artikelpreise werden der zugeordneten Preisliste entnommen. CashCard Bezuschussungstypen:


    Bezuschussung über Ersatzliste : Der Kunde kann ein oder mehrmals pro Tag ein Essen zu einem ermäßigten Preis beziehen. Danach wird automatisch auf eine andere Preisliste (Ersatzliste oder ESL genannt) umgeschaltet. Die Anzahl der bezuschussten Verkaufsvorgänge pro Tag kann zwischen 1 und 3 liegen. Da die Ersatzliste frei definierbar ist, kann für jeden Artikel ein anderer Zuschuss gewährt werden. Die Artikel können also mit unterschiedlichen Prozentsätzen oder absoluten Beträgen bezuschusst werden.

    Prozentuale Bezuschussung mit Obergrenze : Auf bestimmte Artikel wird ein prozentualer Zuschuss von 0 bis 100 Prozent gewährt. Für jeden einzelnen Artikel kann angegeben werden, ob dieser zuschussfähig ist oder nicht. Ist ein Artikel zuschussfähig, so wird der prozentuale Zuschuss vom Listenpreis abgezogen. Der prozentuale Zuschuss kann für jede Preisliste bzw. Benutzergruppe getrennt festgelegt werden. Zusätzlich können Sie einen maximalen Zuschussbetrag für jede Benutzergruppe definieren. Sie können beispielsweise festlegen, daß der Zuschuss auf EUR 5,00 begrenzt ist.

    Fester Zuschussbetrag : Wenn zuschussfähige Artikel für einen bestimmten Mindestbetrag bezogen wurden, dann erhält der Kunde 1 bis 3 mal pro Tag einen Zuschuss in fester Höhe. Der Zuschussbetrag und die Untergrenze können für jede Benutzergruppe getrennt festgelegt werden.

    Fester Eigenanteil : Der Mitarbeiter übernimmt die Kosten bis zu einer bestimmten Höhe selbst. Der darüber hinausgehende Betrag wird (bis zu einer festgelegten Obergrenze) vom Unternehmen getragen und als Zuschuss gewährt. Als Eigenanteil kann dabei z.B. der Sachbezugswert in Höhe von 2,73 Euro angesetzt werden und als Obergrenze der maximal vom Finanzamt anerkannte Zuschuss (meist 3,10 Euro), so dass keine Versteuerung des geldwerten Vorteils erforderlich ist.

  • Bonussystem

    Australien 1993Bonus mit System

    Das CashCard System unterstützt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihnen Mitarbeitern und Kunden etwas zukommen lassen können. Der Bonus kann entweder als zweite Geldbörse oder Punktekonto separat auf der Karte geführt werden oder die Bonusbeträge werden einfach dem normalen Kartenguthaben zugeschlagen. Die zweite Geldbörse macht beipielsweise dann Sinn, wenn die Bonusbeträge buchhalterisch getrennt geführt und abgerechnet werden müssen.



    Die 2. Geldbörse: Zusätzlich zum normalen Kartenguthaben kann auf der Karte ein Bonus gespeichert werden. Dieser kann, genauso wie das Kartenguthaben, zum Kauf von Produkten an den CashCard Einheiten verwendet werden. Die Karte verfügt somit über zwei "Geldbörsen". Wenn auf der Karte ein Bonus gespeichert ist, so wird dieser nach der Eingabe einer Karte zusätzlich zum Kartengutaben ausgewiesen. Bei einem Kauf wird zunächst der Bonus verbraucht und erst dann das herkömmlich aufgewertete Kartenguthaben. Man kann auf diese Weise z.B. verhindern, dass der Bonus bar ausbezahlt wird.

    Monatlicher Bonus: Der monatlich für jede Benutzergruppe zu gewährende BONUS wird im Warensortiment für den Gästekartenautomaten hinterlegt. Sobald ein Mitarbeiter nach Anbruch eines neuen Monates seine Karte in den Gästekartenautomaten einführt, erhält er automatisch den für die entsprechende Benutzergruppe hinterlegten BONUS gutgeschrieben. Der BONUS wird solange gewährt, bis die Karte gesperrt wird. Der maximale BONUS beträgt 168,00 Euro.

    Individueller Bonus: Neben der Möglichkeit, monatlich einen festen Bonus pro Benutzergruppe zu gewähren, kann der Bonus auch individuell, also für jeden Mitarbeiter einzeln definiert werden. Die individuell zu gewährenden Boni werden von der Buchhaltung mittels einer ASCII-Datei an CashCard übergeben. Die zu gewährenden Boni werden zusammen mit dem Warensortiment Online an den Gästekartenautomaten übertragen und zu den eventuell noch im Gerät vorhandenen, nicht abgerufenen Boni addiert. Der hinterlegte Bonus kann jederzeit abgeholt werden, indem der Mitarbeiter seine Karte einfach in den Gästekartenautomaten eingibt. Der aktuelle Zustand der Mitarbeiterboni kann bei Bedarf abgefragt werden.

  • Datensicherung

    SchlösserNie waren Ihre Daten sicherer ...

    Mit den Funktionen von WinCash.NET können Sie Ihre Daten nun noch flexibler handhaben. Dazu gehören neben der kompletten Sicherung und Wiederherstellung des Datenbestandes auch frei konfigurierbare Module für den Import und Export von Systemdaten. Alle Aufgaben können als automatische Jobs hinterlegt und zu einem vorbestimmten Zeitpunkt einmalig oder regelmässig ausgeführt werden. Auf diese weise können Sie auch ohne zusätzliche Serversicherung das System nach einem Verlust des Arbeitsverzeichnisses wiederherstellen.




    Die Backup-Funktion erlaubt die komplette Sicherung aller Systemdaten mit einem einfachen Mausklick. Die vorhandenen Backups können jederzeit reaktiviert werden. Dadurch wird der Systemzustand zum Zeitpunkt der Datensicherung wiederhergestellt.

    Umsatzdaten werden aus Sicherheitsgründen stets doppelt abgelegt, zum einen auf der lokalen Festplatte und zum anderen im Netzwerk oder alternativ auf einem Wechselmedium. Dies geschieht normalerweise beim Abruf von Umsätzen über eine Online-Verbindung (Kabel) oder beim Einlesen der im Datensammler gespeicherten Umsatzdaten. Bei Bedarf können Wechselmedien auch für den Datentausch mit Nebenstellen verwendet werden, die nicht über ein Netzwerk an die Zentrale angebunden sind.

    Bei Änderungen im Bereich der Stammdaten wird vor dem Speichern der geänderten Daten stets eine Kopie der Daten vor der letzten Änderung im Backup Verzeichnis abgelegt. Somit kann nach einem Fehler bei Bedarf jeder frühere Dateistand wiederhergestellt werden.Sofern für die Backups irgendwann der Speicherplatz ausgeht, können ältere Versionen manuell oder automatisch gelöscht werden.

    Darüber hinaus können Systemtabellen importiert oder exportiert werden. Die einzelnen Datenfelder sind dabei frei definierbar. WinCash unterstützt derzeit ASCII, XML sowie ein proprietäres CashCard Datenformat. Diese Funktionalität erlaubt es beispielsweise, die Namen und Personalnummern für die Kartendatei direkt aus Ihren Personalstammdaten zu übernehemen.

  • Gehaltsaufwertung

    MFG-SOD midiSicherheit steht an 1. Stelle ...

    Neben der Aufwertung mit Bargeld ist in vielen Betrieben die Aufwertung direkt vom Gehaltskonto ein Thema. Diese Art der Gehaltsabrechnung hat den Vorteil, dass die einzelnen Einkäufe weiterhin anonym sind, da nur die Aufwertungen personenbezogen im System gespeichert und weitergegeben werden. An die Buchhaltung werden nur die Datensätze mit Aufwertungen übergeben. Diese lassen keine Rückschlüsse auf das Konsumverhalten des Mitarbeiters zu. Das Datenaufkommen ist dabei natürlich wesentlich geringer als bei de Verbuchung jeder einzelnen Kartentransaktion.







    Bei der Aufwertung vom Gehaltskonto muss der Mitarbeiter zur Authentifizierung wie beim Bankautomaten eine PIN (Personal Identification Number) eingeben. Unsere Aufwerter vom Typ SKV7-7 und MFG-1 bieten dem Benutzer die Möglichkeit, die PIN bei der ersten Benutzung der Karte selbst festzulegen. Die PIN ist hier wie bei den Bankautomaten 4-stellig und kann jederzeit vom Karteninhaber selbst geändert werden. Der Mitarbeiter hat somit die Möglichkeit, eine ihm bereits geläufige PIN verwenden und muss sich nicht noch eine zusätzliche Zahl merken. Der Systemadministrator kann die PIN nicht ermitteln sondern lediglich zurücksetzen, wodurch eine noch höhere Sicherheit gegeben ist.

    Der Aufwerter speichert verlustfrei bis zu 1984 Einzelvorgänge, danach ist ein Datenabruf erforderlich. Die Daten werden in einem FLASH-Speicher abgelegt und gehen auch bei Stromausfall nicht verloren. Eine Batterie oder eine USV werden nicht benötigt. In der Regel werden Gehaltsaufwerter an das hauseigene Netzwerk angeschlossen, so dass eine automatische Datenübertragung stattfinden kann. Bei Bedarf kann die Gehaltsaufwertung im selben Gerät (SKV-7) mit der Baraufwertung kombiniert werden. Zudem besteht die Möglichkeit, eine Belegdrucker zu integrieren.

  • Gerätegruppen

    Automaten mittelDamit alles überschaubar bleibt sollten Sie Ihre Endgeräte in Gruppen einteilen ...

    Unter einer Gerätegruppe verstehen wir im CashCard-System eine vom Benutzer festzulegende Gruppe von Endgeräten, die bei der Umsatzauswertung zusammen abgerechnet werden sollen (kurz GG). Die Gerätegruppen ermöglichen es Ihnen z.B. alle Automaten, Kassen, bestimmte Gebäude, Gebäudeteile oder Stockwerke gemeinsam auszuwerten, ohne die einzelnen Gerätenummern angeben zu müssen.




    Im System können beliebig viele Gerätegruppen hinterlegt werden. Ein einzelnes Endgerät darf jedoch nur bis zu 3 verschiedenen Gerätegruppen angehören. Ein Automat kann beispielsweise zum Gebäudeteil <Zentrale> und gleichzeitig zum Automatentyp <Kaltgetränkeautomaten> gehören. Die hier beispielhaft genannten Kategorien Gebäudeteil und Automatentyp können von Ihnen beliebig definiert werden.

    Wenn Sie über mehrere unterschiedliche Standorte verfügen, dann können Sie jeden Automaten (wie allgemein jedes Cashcard Endgerät) zusätzlich einer Filiale zuordnen. Filialen sind eigentlich nichts anderes als Gerätegruppen, können unter WinCash aber separat hinterlegt und verwaltet werden. Bei der Auswertung von Umsatzdaten kann die Filiale dann neben der Gerätegruppe als zusätzliches Auswahlkriterium verwendet werden.

  • Kartenzahlung

    Admitto mit Karte mittelWas bringt Ihnen die Kartenzahlung eigentlich ?

    1. Der Kassiervorgang erfolgt schneller, keine Warteschlangen
    2. Der Werksausweis erhält einen Mehrnutzen
    3. Sie können Ihre Umsätze exakt auswerten
    4. Münzgeld muss nicht gezählt werden, kein Wechselgeld
    5. Bezuschussungsmodelle sind umsetzbar und dokumentierbar
    6. Stammdaten werden zentral am PC verwaltet
    7. Die Gefahr von Diebstahl und Einbruch ist minimal



    Das CashCard-System ist für die Zahlung mit kontaktlosen Karten oder Schlüsselanhängern ausgelegt. Es können alle Chips vom Typ LEGIC Prime(R),  LEGIC Advant(R), Mifare Classic(R) oder auch Mifare Desfire EV1(R) verwendet werden. Die Karten werden an die Mitarbeiter ausgegeben und können danach mit Guthaben beladen werden. Dies kann an einem Aufwertgerät, an einer Datenkasse oder an einem speziell dafür ausgestatteten Verkaufsautomaten geschehen. 

    Neben der Aufwertung der Karten mit Bargeld bietet das CashCard-System die Möglichkeit, Karten über das Gehaltskonto oder auch mittels EC-Karte aufzuladen. Dazu muss ein PIN-Code eingegeben werden, ähnlich wie bei den Geldautomaten der Banken. Darüber hinaus gibt es Kostenstellenkarten, die überhaupt nicht aufgeladen werden müssen. Die Kostenstellenumsätze werden in den Endgeräten bis zum Abruf einzeln gespeichert und können an der Zentrale mit  WinCash.NET ausgewertet werden.

    Karten können einzeln personalisert oder aber anonym ausgegeben werden. Bei personalisierten Karten ist über die laufende Kartennummer der Inhaber feststellbar. Dies hat den Vorteil, daß Karten im Bedarfsfall einzeln gesperrt werden können. Wird hingegen eine Karte anonym ausgegeben, so kann ein eventueller Finder der Karte das Restguthaben verbrauchen. Auf der Karte werden generell keine personenbezogenen Daten gespeichert. Darüber hinaus werden alle Informationen verschlüsselt auf die Karte geschrieben, so dass Guthaben und andere Daten nicht manipulierbar sind.

  • Kostenstellen

    BewirtungsbelegNicht jeder muss selbst zahlen ...

    Normalerweise wird der Zahlbetrag direkt von der Karte abgebucht. Im Gegensatz dazu findet bei der Buchung auf eine Kostenstelle keine Abbuchung von der Karte statt. Die Abrechnung erfolgt also erst im Nachhinein über die Auswertung der getätigten Kostenstellenumsätze. Es handelt sich um ein Kredit- und nicht um ein Debit-Verfahren.




    In der Regel wird dieses Verfahren z.B. für die Gästebewirtung eingesetzt. Wenn beispielsweise der Abteilungsleiter mit Gästen zum Essen geht, dann weist er bei der Zahlung eine Abteilungskarte vor, auf der die Kostenstelle der Abteilung hinterlegt ist. An der Datenkasse wird ein Bewirtungsbeleg ausgedruckt. Der Betreiber der Kantine kann später auf Knopfdruck eine Monatsrechnung für diese Abteilung erstellen.

    An unbedienten Endgeräten wie Automaten können Kostenstellenvorgänge natürlich nur über Karten abgewickelt werden. An den Datenkassen besteht zusätzlich die Möglichkeit, Umsätze manuell auf eine Kostenstelle zu buchen. Dabei bestehen bezüglich der Anzahl der möglichen Kostenstellen keine Einschränkungen, es können also auch mehr als 255 Kostenstellen verwendet werden.

    Zusätzlich zur Kostenstelle kann an den Datenkassen zu jedem Kostenstellenvorgang die Kennziffer für ein Profit-Center erfasst werden, welche weitere Auswertungen ermöglicht. So könnten z.B. die Kostenstellenvorgänge in Konferenzen, Schulungen und private Veranstaltungen aufgeteilt werden. Daneben kann die Anzahl der Essenteilnehmer manuell eingegeben werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn mehrere Essen zusammen auf eine Kostenstelle gebucht werden.

    Jeder Kostenstelle kann neben dem Profit-Center auch ein Betrieb zugeordnet werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn dieselbe Kostenstellennummer innerhalb des Systems mehrmals vorkommt oder wenn unterschiedliche Tochterfirmen oder Fremdfirmen separat abgerechnet werden sollen.

    Bei Bedarf können die an der Datenkasse manuell eingegebenen Nummern automatisch referenziert werden. So ist es z.B. möglich, an der Datenkasse Personalnummern anstelle der zugehörigen Kostenstelle zu erfassen und diese dann über eine spezielle Referenzdatei, welche von einer innerbetrieblichen Stelle bereitgestellt wird, in die entsprechenden Kostenstellen umzuwandeln.

  • Mandantenverwaltung

    DEKRA mittelExpandieren Sie !

    Das CashCard System wächst mit Ihnen mit. Als Mandanten bezeichnen wir voneinander völlig unabhängige CashCard Systeme, die gemeinsam verwaltet werden sollen. Jeder Mandant hat eine eigene CashCard Betriebsnummer, d.h. die Karten des einen Mandanten sind bei den anderen Mandanten nicht gültig. Jeder Mandant verfügt über eigene Systemdaten, d.h. Systemparameter wie z.B. der Kartentyp oder die Anzahl der Benutzergruppen können sich unterscheiden.




    Über das Internet, ein PC-Netzwerk oder mittels Datenträgertausch können die einzelnen Mandanten zentral betreut werden. Neben der Möglichkeit verschiedene Mandanten auf dem selben PC und unter der selben Oberfläche zu verwalten bietet das Auswertungsprogramm die Möglichkeit, Auswertungen über mehrere Mandanten hinweg auszuführen. So können sich Automatenbetreiber oder Caterer leicht ein Bild vom Gesamtumsatz verschaffen.

    Obwohl die Systemdaten der Mandanten getrennt voneinander verwaltet werden gibt es doch Parameter, die allen Mandanten gemeinsam sind, insbesondere solche, die mit dem PC zusammenhängen. Die gemeinsamen Parameter werden unter WinCash.NET in der sogenannten Basiskonfiguration eingestellt. Hier werden z.B. die Datenpfade und die Kennziffer des PCs im Gesamtsystem hinterlegt. Parameter, die für jeden Mandanten getrennt angelegt werden, finden sich hingegen in der Systemkonfiguration.

  • Mehrwertsteuersätze

    MwStIWeniger wird es garantiert nicht !

    Momentan kann niemand sagen, wann und in welchem Umfang die Mehrwertsteuer angehoben wird. Mit dem CashCard System sind sie auf jeden Fall gut vorbereitet. Die Änderung des Mehrwerteuersatzes ist mit wenigen Tastenanschlägen erledigt.




    Im CashCard System können beliebig viele Mehrwertsteuersätze hinterlegt werden. Im Artikelstamm wird zu jedem Artikel eine Mehrwertsteuerkennziffer erfasst. Bei einer Änderung des Mehrwertsteuersatzes kann dieser dann zentral geändert werden ohne dass im Artikelstamm Änderungen erfolgen müssen.

    Eine zentrale Änderung des Mehrwertsteuersatzes würde normalerweise dazu führen, dass bei alten Umsätze den Nettobetrag nicht mehr korrekt berechnet werden könnte. Daher muss zusätzlich zum Prozentsatz auch der Gültigkeitszeitraum erfasst werden. Dies stellt sicher, dass auch bei einem Übergang auf einen neuen Prozentsatz alle Auswertungen auch nachträglich korrekt ausgegeben werden.

    Neben dem regulären Mehrwertsteuersatz für jeden Artikel können Sie auch noch abweichende Sätze für den Ausser Haus Verkauf oder für Sonderfälle festlegen. Diese abweichenden Mehrwertsteuersätze können an der Datenkasse auf Tastendruck abgerufen werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, Mehrwertsteuersätze an Benutzergruppen zu binden. Die Mehrwertsteuer wird dann in Anhängigkeit vom Kunden bzw. von der aufgelegten Karte gesteuert.

  • Preislisten

    Tunesien HändlerKönnen wir am Preis noch was machen ???

    Jeder Benutzergruppe ist eine eigene Preisliste zugeordnet. Eine Preisliste ist nichts weiter als eine Liste mit Preisen für jeden Artikel, der an den Endgeräten verkauft werden soll (Endgeräte sind z.B. Kassen oder Automaten). Es können somit unterschiedliche Preise für einzelne Artikel verlangt werden. So können z.B. das Mitagessen an Mitarbeiter preiswerter oder teurer abgeben als an Gäste oder sonstige externe Besucher.




    Ausgehend von einem Grundpreis oder dem Einkaufspreis kann die Berechnung der Preise bei Bedarf automatisch erfolgen. Sie können z.B. festlegen, dass die Preisliste 2 gegenüber der Preisliste 1 mit einem Abschlag oder Aufschlag von 25 % versehen wird. Der Preis für die Preisliste 2 wird dann bei Preisänderungen automatisch neu berechnet.

    Im CashCard System sind maximal 15 Preislisten möglich. Diese sind standardmässig den entsprechenden Benutzergruppen 1 bis 15 fest zugeordnet, d.h. die Benutzergruppe 5 bekommt automatisch die Preisliste 5 zugewiesen. Über die Funktionalität Bezuschussung über Ersatzliste können einzelnen Benutzergruppen aber auch abweichende Preislisten zugeordnet werden.

  • Schlüsselverwaltung

    WinCash Schliessmodelle midiWie können Sie erreichen, dass bestimmte Türen zu bestimmten Zeiten für einige Mitarbeiter verschlossen bleiben oder dass Automaten mit Alkoholika für Azubis gesperrt werden ?

    Die Lösung ist die CashCard-Schlüsselverwaltung. Der CashCard Datenträger kann als Schlüssel betrachtet werden, der an einigen Türen oder Endgeräten passt und an anderen nicht. Jeder Schlüssel wird zunächst mit einer Bezeichnung und einer fortlaufenden Schlüsselkennziffer angelegt. Danach wird festgelegt, an welchen Endgeräten und Türen der Schlüssel zugelassen ist. Beim Anlegen der Kartendaten wird jeder Karte eine Schlüsselkennziffer zugeordnet.

    Es können beliebig viele Schlüssel angelegt werden. Im Extremfall kann jeder Karteninhaber seinen eigenen individuellen Schlüssel erhalten. Die Berechtigungen werden nicht auf der Karte selbst gespeichert, sondern die Endgeräte verfügen über eine Liste, in der für jede einzelne Kartennummer festgelegt ist, ob die Karte freigegebenen oder gesperrt ist. Dies hat den grossen Vorteil, dass bei einer Änderung der Berechtigungen die Karten selbst nicht benötigt werden.

    Um einen Datenträger im System komplett zu sperren, wird diesem einfach ein Schlüssel zugeordnet, der nirgends passt. Damit diese Sperrung aktiv wird, müssen die Schlüssel regelmässig an die Endgeräte übertragen werden. Bei Online angebundenen Geräten erfolgt dies über automatische Jobs. Bei Offline betriebenen Geräten muss die Übertragung mittels eines Mobilgerätes (Datensammler, Laptop, Tablet) erfolgen.

    Eine wesentliche Erweiterung der Funktionalität bietet das Zusatzmodul Schliessmodelle. Schliessmodelle definieren, zu welchen Zeiten ein Schlüssel gültig ist oder nicht. Dabei können neben den Wochentagen natürlich auch Feiertage und Ferien berücksichtigt werden. Pro Gerät oder Gerätegruppe können hier bis zu 15 verschiedene Zeitschienen für jeden Tag hinterlegt werden.

  • Taraklassen

    Salatwaage01 kleinAbrechnung nach Gewicht

    Die CashCard Datenkassen können mit einer Salatwaage ausgestattet werden, die es ermöglicht, den Preis von Speisen nach Gewicht zu berechnen. Anstelle von pauschalen Preisen zahlt jeder Mitarbeiter nur die Menge, die er tatsächlich möchte. Das System unterstützt die manuelle Eingabe des Gewichtes sowie elektronische Check-Out Waagen des Herstellers Bizerba. In letzterem Fall ist eine Eichung des Kassensystems erforderlich. Der entsprechende Prüfschein der PTB (physikalisch technische Bundesanstalt) für die Eichung der Kasse und der Waagen durch das Eichamt liegt vor. Waagen gibt es sowohl als Auftischversion wie auch für den direkten Einbau in die Theke (siehe Bild)


    Als Taragewicht bezeichnet man bei einer Salatwaage das Gewicht des Tellers, welches vom Gesamtgewicht abzuziehen ist, bevor der Preis berechnet wird. Wiegt z.B. ein Salatteller insgesamt 1250 Gramm und der Teller selbst 750 Gramm (Taragewicht), so muß der Kunde nur für seinen tatsächlichen Verzehr von 500 Gramm nach Gewicht bezahlen. Das CashCard-System erkennt bei Anwahl eines Artikels sofort, ob es sich um einen Wägeartikel handelt und zieht das Taragewicht automatisch vom Gesamtgewicht ab. Da die verschiedenen Gerichte eventuell auch auf verschiedenen Tellern ausgegeben werden, müssen im System gegebenenfalls mehrere Tellergewichte hinterlegt werden. Diese verschiedenen Tellergewichte bezeichnen wir als Taraklassen.

    Eine bequeme Alternative zur Bestimmung des Taragewichtes ist die Verwendung von codiertem Geschirr (z.B. von Bauscher). Jeder Teller ist auf der Unterseite mit einem Barcode versehen, der das exakte Tellergewicht in Gramm ausweist. Dieses Taragewicht wird von einem in die Waage integrierten Flachbett-Scanner erfasst und ausgewertet. Die Wägung ist dann wesentlich genauer, da die einzelnen Teller sich um bis zu 10 % im Gewicht unterscheiden können.

  • Umsatzdaten

    DA-10 midi freiSpeicherung und Abruf von Umsatzdaten

    Die Umsatzdaten werden zunächst an den Endgeräten einzeln erfasst und zwischengespeichert. Für jeden Vorgang werden wichtige Daten wie beispielsweise der genaue Zeitpunkt, die Kartennummer, der Umsatz, das Restguthaben der Karte und die Artikeldaten festgehalten. Bei Endgeräten wie z.B. Wertkarteneinheiten für Automaten kann der Speicher nur eine begrenzte Anzahl von Transaktionen aufnehmen, so dass ein regelmässiger Datenabruf erforderlich ist. Dies kann entweder Online über ein Datenkabel oder ein Netzwerk erfolgen oder aber Offline mittels eines Datensammlers (siehe Bild links) oder eines Mobilgerätes (Laptop oder Tablet).



    Für den Abruf von Umsätzen gibt es zwei prinzipielle Möglichkeiten. Zum einen kann man jeden Verkauf eines Artikels in einem eigenen Datensatz speichern und in diesem Datensatz alle interessanten Daten wie Verkaufspreis, Uhrzeit, Artikel, Artikelgruppe, Benutzergruppe usw. festhalten. Wir bezeichnen dies als Einzelspeicherung. Der Vorteil dabei ist, dass man die Umsätze später nach beliebigen Kriterien auswerten kann, da jeder Vorgang eindeutig nachvollziehbar ist. Der wesentliche Nachteil ist, dass eine Unmenge von Daten produziert werden. Es wird daher relativ viel Speicherplatz in den Endgeräten benötigt. Die Einzelspeicherung wird manchmal auch aus transaktionsbasierte Speicherung bezeichnet und ist bei allen neueren Geräten Standard.

    Eine wesentlich kompaktere Möglichkeit ist die, für jeden Artikel einen eigenen Zähler anzulegen, der bei jedem Verkauf des Artikels um 1 erhöht wird. Für jeden Artikel wird nur ein einzelner Speicherplatz benötigt, auf dem die Artikelumsätze aufsummiert oder kumuliert werden. Wir bezeichnen dies daher als kumulierte Umsatzspeicherung. Der Vorteil ist ein sehr geringer Speicherbedarf und ein schneller Umsatzabruf. Nachteilig ist, dass die Umsatzauswertung nicht nach allen Kriterien möglich ist. Diese Art des Umsatzabrufes wird meist bei Offline betriebenen Automaten verwendet. Als schwierig erweist sich bei der kumulierten Speicherung die Auswertung nach Datum und Uhrzeit. Da die Speicherung in den Endgeräten kumuliert erfolgt, kann nicht festgehalten werden, zu welchem Zeitpunkt ein Verkauf genau erfolgt ist. Das CashCard-System ordnet die kumulierten Umsätze daher stets dem Zeitpunkt des Datenabrufs zu und verhält sich so, als ob alle Umsätze genau zum Zeitpunkt des Datenabrufs getätigt wurden. Daraus ergibt sich, daß eine Auswertung z.B. nach Tagen nur dann möglich ist, wenn die Geräte auch tatsächlich täglich abgerufen werden.

  • Vernetzung

    kabel-patchEs gibt immer einen Weg ...

    Eine wesentliche Voraussetzung für die sinnvolle Nutzung eines Systems mit verteilten Einheiten ist die Möglichkeit zum flexiblen und uneingeschränkten Datentausch. Die Berücksichtigung dieser Tatsache ist ein wesentliches Grundprinzip unseres Systems. Alle Endgeräte wie Kassen, Automaten und Zutrittskontrollen gehorchen einem standardisierten Datenübertragungskonzept, welches verschiedene Möglichkeiten zur Online- (mit Kabel) oder Offline-Übertragung (ohne Kabel) von Daten beinhaltet, die miteinander kombinierbar und gegeneinander austauschbar sind.


    Wenn eine direkte Kabelverbindung nicht möglich ist oder eine Datenleitung einmal gestört sein sollte, laufen alle CashCard Endgeräte natürlich auch problemlos im Stand-alone-Betrieb weiter. Die wichtigsten Möglichkeiten sind:

    Netzwerk - Alle CashCard Endgeräte verfügen optional über einen RJ-45 Anschluss und können problemlos in ein hauseigenes Ethernet-Netzwerk eingebunden werden. Bei Bedarf kann natürlich auch ein separates Netzwerk eingerichtet werden. Die Infrastruktur dazu wird in der Regel kundenseitig gestellt.

    Direkte Datenleitung - Das Endgerät wird über eine Schnittstelle vom Typ RS-232 oder RS-485 an die CashCard Zentrale angebunden. Die Verbindung kann über beliebige Kabel mit mindestens 3 Adern und Schirmung erfolgen. Die maximale Reichweite beträgt dabei 2000 m.

    Laptop oder Tablet - Offline betriebene Geräte können mit mobilen Lösungen auf PC-Basis gewartet und abgerufen werden. Die Verbindung zwischen dem Endgerät und dem Mobilgerät wird über eine RS-232 oder eine USB-Schnittstelle hergestellt. Die Übertragung vom Mobilgerät zu Zentrale kann auf viele verschiedene Arten erfolgen (Netzwerk, WLAN, USB-Stick, Internet).

    Internet-Anbindung - PCs und Datenkassen können über das Internet in das System eingebunden werden. Dabei muss lediglich der FTP-Zugriff auf die Seite www.cashcard.de freigegeben werden. Die CashCard Domain dient hier als Cloud, in der die System. und Umsatzdateien verschlüsselt hinterlegt sind. So können auch weit entfernte Standorte problemlos eingebunden werden.

    Datensammler Handy-2003 - Der Datentausch erfolgt über ein mobiles Abrufgerät via RS232-Datenkabel. Das Gerät ist einfach und ohne Vorwissen zu bedienen und ist für den schnellen Abruf einer großen Anzahl von Automaten geeignet. Bei diesem Gerät ist die Laufzeit der Batterie bzw. des Akkus sehr lang.  Gegenüber den Lösungen auf PC-Basis sind die Möglichkeiten jedoch etwas eingeschränkt.

  • Warengruppen

    11Z00Schaffen Sie Ordnung !







    Die Zuordnung von Artikeln zu einer Warengruppe ermöglicht es, Artikel gemeinsam abzurechnen. Dies bedeutet, daß Sie Auswertungen erstellen können, welche nur Umsätze von Artikeln ausweisen, die den von Ihnen vorgegebenen Warengruppen angehören. Wenn Sie z.B. alle Kaltgetränke einer Warengruppe namens <Kaltgetränke> zuordnen, kann das Auswertungsprogramm eine Liste erstellen, in der nur die Kaltgetränke aufgelistet werden. Ausserdem können verdichtete Listen erstellt werden, in denen nicht alle Artikel einzeln aufgeführt sind, sondern der Umsatz nach Warengruppen getrennt aufgelistet wird.

    Die Warengruppen sind in keiner Weise vorgegeben und müssen von Ihnen selbst definiert werden. Ein einzelner Artikel kann mehreren Warengruppen gleichzeitig angehören (z.B. Kaffee zu Heissgetränke, Zwischenverpflegung und Cafeteria). Maximal sind drei Angaben pro Artikel möglich. Auf diese Weise können bis zu drei verschiedene Kategorien gebildet werden, nach denen die Umsätze aufgeschlüsselt werden können, z.B. nach Produktgruppe, Lieferant und Warenlager.

  • Warensortimente

    Karte gelesen kleinWas haben Sie im Sortiment ?

    Zu jedem CashCard-Endgerät (z.B. Verkaufsautomat, Datenkasse) wird ein Warensortiment angelegt, welches alle Artikel enthält, die an diesem Gerät verkauft werden sollen. Die Artikel selbst werden nicht im Warensortiment, sondern innerhalb des Artikelstammes verwaltet. Das Warensortiment besteht im Prinzip lediglich aus einer Liste mit Artikelnummern aus dem Artikelstamm und der Information, welchen Tasten oder Verkaufskanälen die Artikel zugeordnet werden sollen..


    Das Warensortiment umfasst eine bestimmte, zum jeweiligen Endgerät passende Anzahl von Artikeln. So besteht das Warensortiment für eine Invention-Datenkasse beispielsweise standardmässig aus 360 Artikeln, das Sortiment für eine Wertkarteneinheit hingegen aus nur 12 Artikeln. Das Warensortiment für die Drehkreuzanlage enthält sogar nur einen Artikel. Auch für Bargeldaufwerter muss ein Sortiment angelegt werden, denn es muss festgelegt werden, was die einzelnen Münzen oder Banknoten wert sind, die auf den verschiedenen Kanälen eingehen.

    Innerhalb der Warensortimente werden auch die Tastenbelegungen der Datenkassen und die Zuordnung der Verkaufsschächte vom Warenautomaten verwaltet. Die Zuordnung entspricht der Reihenfolge der Artikel im Warensortiment. Darüber hinaus können bei Invention Datenkassen den Artikeln hier auch die passenden Artikelbilder zugeordnet werden. So können Sie die Oberfläche Ihrer Datenkasse frei und Ihrem Bedarf entsprechend gestalten.

    Der Vorteil der Trennung von Artikelstamm und Warensortimenten besteht darin, dass ein bestimmter Artikel im Artikelstamm nur einmalig angelegt und gepflegt werden muss und dann an verschiedenen Endgeräte gleichzeitig verkauft werden kann. Der Artikel kann dabei sogar gleich mehreren Tasten auf  einer Datenkasse oder mehreren Schächten eines Automaten zugeordnet werden. Falls es einmal eine Preisänderung gibt, müssen Sie nur den Artikelpreis im Artikelstamm ändern, die einzelnen Warensortimente werden automatisch aktualisiert.

  • Warenwirtschaft

    WinCash Bestellung kleinEinfach übersichtlich !

    Zur Warenwirtschaft gehören im CashCard System die Verwaltung des Artikelstammes, die Erstellung von Rezepturen, die Aufgabe von Bestellungen, die Einbuchung von Lieferungen und die Verwaltung des Lagerbestandes. Die Verwaltung des Artikelstammes ist immer möglich, die weitergehenden Funktionen werden nur dann angeboten, wenn Sie über die entsprechenden Zusatzmodule verfügen.





    Im Artikelstamm werden Artikeltexte und Preise sowie die zum Artikel gehörigen Kennziffern hinterlegt. Daneben können auch die Lieferanten und die Einkaufspreise eingepflegt werden. Die Festlegung der Verkaufspreise kann automatisch oder manuell erfolgen. Preisänderungen können zu einem im voraus festgelegten Datum automatisch erfolgen.

    Bei einem Rezept handelt es sich um eine Liste von Artikeln aus dem Artikelstamm mit der Angabe der benötigten Menge. Das Rezept dient hier nicht unbedingt als Vorlage zum Kochen sondern eher als Kalkulationsgrundlage für ein Menü. Das Programm berechnet die Herstellungskosten die dann, mit einem entsprechenden Aufschlag versehen, als Verkaufspreis das Menüs übernommen werden können. Ein Rezept kann sich seinerseits aus untergeordneten Grundrezepten zusammensetzen.

    Für die im Artikelstamm hinterlegten Artikel können Bestellungen bei den hinterlegten Lieferanten generiert werden. Artikel, deren Lagerbestand unter dem Mindestbestand liegt, können auf einfache Weise angezeigt und bestellt werden. Eingehende Lieferungen werden erfasst und auf das Lager gebucht. Zu berücksichtigen sind dabei auch Teillieferungen oder Reklamationen.

    Das Modul Lager dient dazu, den Lagerbestand zu verwalten und zu bewerten. Hier können Inventuren erfasst und Korrekturen vorgenommen werden. WinCash führt einen Soll/Ist-Vergleich durch und bietet die Möglichkeit zur prozentualen Abwertung der Bestände. Allerdings weisen wir darauf hin, dass es sich bei den Modulen für Bestellungen, Lieferungen und Lager um eine sehr basale Lösung für die Warenwirtschaft handelt, die nicht alle Anwendungsfälle abdeckt. Für größere Betriebe ist diese Lösung daher nur bedingt geeignet.

  • Werbetexte

    WinCash Werbetexte2Machen Sie Werbung !

    Verkaufsautomaten und manche Aufwerter zeigen im Normalbetrieb auf dem Kundendisplay eine Abfolge von 12 Werbetexten an. Jeder Text bleibt dabei einige Sekunden auf dem Display stehen. Standardmässig werden einige Hinweise zur Bedienung des Gerätes angezeigt. Sie können die vorgegebenen Texte am PC kinderleicht abändern und eigene Hinweise einblenden. Wünschen Sie Ihren Mitarbeitern frohe Weihnachten oder weisen Sie auf besondere Aktionen hin.






    Die CashCard Datenkassen zeigen keine Werbetexte an, bieten dafür aber die Möglichkeit, bis zu 3 Textzeilen für den Kassenbon zu definieren. Die Zeilen 1 und 2 werden als Überschrift angedruckt, die Zeile 3 als letzte Zeile auf dem Bon. Darüber hinaus können Sie bei Datenkassen auch einen festen Basistext für die Kundenanzeige hinterlegen. Auf diese Weise können Sie Ihr System problemlos personalisieren.

    Als Werbeträger eignen sich natürlich auch die im Hause verwendeten Karten. So können Sie beispielsweise die Rückseite der Karte für Werbung in eigener Sache verwenden oder diese an einen Sponsor verkaufen. Auf diese Weise können Sie eventuell einen Teil der Kosten für die Karten wieder hereinholen.


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