Nicht jeder muss selbst zahlen ...

Normalerweise wird der Zahlbetrag von der Karte abgebucht. Im Gegensatz dazu findet bei der Buchung auf eine Kostenstelle keine Abbuchung von der Karte statt. Die Abrechnung erfolgt im Nachhinein über die Auswertung der getätigten Kostenstellenumsätze. Es handelt sich somit um ein Kredit- und nicht um ein Debit-Verfahren.

Jeder Kostenstelle kann ein Betrieb zugeordnet werden. Dies ist sinnvoll, wenn dieselbe Kostenstellennummer innerhalb des Systems mehrmals vorkommt. Kostenstellenkarten brauchen nicht aufgewertet zu werden.

An unbedienten Endgeräten wie Automaten können Kostenstellenvorgänge natürlich nur über Karten abgewickelt werden. An den Datenkassen besteht zusätzlich die Möglichkeit, Umsätze manuell auf eine Kostenstelle zu buchen. Dabei bestehen bezüglich der Anzahl der möglichen Kostenstellen keine Einschränkungen, es können also auch mehr als 255 Kostenstellen verwendet werden.

Zudem kann an den Datenkassen zu jedem Kostenstellenvorgang die Kennziffer für ein Profit-Center erfasst werden, welche weitere Auswertungen ermöglicht. So könnten z.B. die Kostenstellenvorgänge in Konferenzen, Schulungen und private Veranstaltungen aufgeteilt werden. Daneben kann die Anzahl der Essenteilnehmer manuell eingegeben werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn mehrere Essen zusammen auf eine Kostenstelle gebucht werden.

Bei Bedarf können die an der Datenkasse manuell eingegebenen Nummern automatisch referenziert werden. So ist es z.B. möglich, an der Datenkasse Personalnummern anstelle der zugehörigen Kostenstelle zu erfassen und diese dann über eine spezielle Referenzdatei, welche von einer innerbetrieblichen Stelle bereitgestellt wird, in die entsprechenden Kostenstellen umzuwandeln.